Da li vam se ponekad dešava da napuštate svoje radno mesto uz osećaj da danas niste mnogo postigli ili da ste zaboravili, propustili, nešto važno? Ako je vaš odgovor potvrdan, bilo bi dobro da razmislite kako da svoj dan učinite efikasnijim i efektivnijim.

Jedan od alata koji može da vam pomogne u procesu planiranja je ALPEN metoda. Ova metoda je  vrlo efikasan, jednostavan i lako primenjiv način strukturiranja, određivanja prioriteta i planiranja dnevnih obaveza. Videćete i da je gubljenje vremena kada prelazite sa zadatka na zadatak , mnogo ređe sa ALPEN metodom. Sve u svemu, potrebno vam je 10-15 minuta dnevno da ALPEN metodom organizujete predstojeće zadatke u obliku pismenog dnevnog rasporeda.  Uštedećete  mnogo više vremena, jer dobijate jasniji pregled zadataka, što vam olakšava da svoju pažnju usmerite na one važne.

Oni koji redovno koriste ALPEN metodu, ne samo da imaju dokumentaciju o svom radu, već i kontinuirano poboljšavaju procenu svojih napora i vremena koje im je potrebno za izvršavanje predstojećih zadataka.
U ovom tekstu opisaću vam kako funkcioniše planiranje na osnovu ALPEN metode, a u zaključku ću  navešću njene prednosti i nedostatke, kako biste mogli da njenu primenu sagledate što potpunije.
ALPEN metodu je razvio Lothar Seivert, poznati nemački stručnjak za upravljanje vremenom i objavio ju je 1984. godine u svojoj knjizi “Više vremena za bitne stvari”.
“ALPEN methode” – metoda Alpa, nema nikakve veze sa planinarenjem ili evropskim planinama.             A-L-P-E-N je skraćenica i označava pet elemenata upravljanja vremenom, pri čemu, pod upravljanjem vremenom podrazumevamo upravljanje sobom, sa fokusom na vreme. 

Evo kako funkcioniše …

A – “Alle Aufgaben aufschreiben” – zapisivanje svih planiranih zadataka ili poslova.
L – “Lange der Aufgabenerledigung schätzen”- procenjivanje dužine – vremena koje je potrebno za uspešno izvršavanja planiranih zadataka ili poslova.
P – “Pufferzeit reservieren”- određivanje vremenske rezerve kod izvršavanja planiranih zadataka ili poslova
E – “Entsheiden über Prioritäten und Delegation”- odlučivanje koji su planirani zadaci ili poslovi prioritetni, odnosno oni koji se moraju obaviti prvi a ne mogu se delegirati drugima.
N – “Nachkontrolle”- kontrola izvršavanja planiranih zadataka ili poslova.

A – Zapisivanje svih planiranih zadataka ili poslova.

U prvom koraku zapišite sve zadatke koje treba da obavite u toku dana. Rezultat je neuređena lista zadataka. Zadatke, obavezno, opišite što konkretnije. To je najbolje uraditi ako to radite u obliku predmeta i aktivnosti, npr. “Sastanak sa članovima tima radi pripreme za rad na novom projektu”,  “Sastanak sa klijentom radi ugovora o prodaji novog softvera”, “Sastanak sa dobavljačem radi dogovora o smanjenju vremena isporuke repromaterijala” i slično. Što je opis u ovoj fazi detaljniji i potpuniji,  kasnije će vam biti jasnije  šta i kako treba da radite.

L – Procenjivanje dužine – vremena koje je potrebno za uspešno izvršavanja planiranih zadataka ili poslova.

Što više zadataka imate, veća je tendencija da optimistički procenite vreme potrebno za svaki zadatak – da za izvršenje zadataka planirate manje vremena, nego što je praksi biti potrebno. Većini ljudi je teško da kažu “ne” i umesto toga pokušavaju da obave sve zadatke koji su im dodeljeni. Zato, prilikom obračuna vremena treba obratiti pažnju na sledeće tačke:
Da li imam potrebno znanje i iskustvo za uspešno obavljanje zadatka koji je ispred mene?
Da li je moja procena vremena koje je potrebno za izvršenje zadatka, realna?
Kada se radi na zadatku i koji je krajnji rok  za njegov završetak?
Na listi zadataka, dakle, nakon svakog zadatka zapišite trajanje i vreme kada zadatak mora biti završen.
Primer 1: Pozvali ste svog klijenta na sastanak o otvorenim tačkama u projektu i za taj razgovor planirali 30 minuta. U toku pripreme, primetili ste dve tačke o kojima se vaše i mišljenje klijenta u prošlosti veoma razlikovalo. Iz tog razloga očekujete dužu diskusiju i planirate ceo sat, 60 minuta umesto 30.
Primer 2: Zakazali ste sastanak sa potencijalnim klijentom u 14:00. Procenjujete da vam je potrebno 15 minuta da se pripremite. Da biste imali i rezervu vremena, rad na tom zadatku morate da planirate najkasnije u 13:30. Rezerva vremena je predmet sledećeg koraka ALPEN metode:

P – Određivanje vremenske rezerve kod izvršavanja planiranih zadataka ili poslova

Retko radni dan prođe baš onako kako ste planirali, a ne može se svaki zadatak izvršiti u vremenu koje ste procenili. Iz tog razloga, u plan treba uvrstiti i rezervu vremena. Ovo su vremena koja nisu zakazana i koja možete da koristite za nepredviđene zadatke ili kašnjenja.
Vratimo se na drugi primer iz prethodnog koraka: Dok ste bili na pauzi za ručak (12.30-13.30), zvao se jedan važan klijent, koji je tražio razgovor sa vama zbog hitnog problema. Vratite se u kancelariju u 13:30, obavićete planirani poziv u roku od 15 minuta, a zatim ćete imati 15 minuta da se pripremite za sastanak sa potencijalnim klijentom

Pravilo 60:40

Lothar Seivert preporučuje da se fiksno planira samo 60% radnog vremena, a preostalih 40% rezerviše za nepredviđene događaje. Da li možete planirati 60% radnog vremena ili više ili manje, zavisi od vašeg konkretnog posla. Stoga, ocenjujući vaše svakodnevno planiranje, a to je završni korak ALPEN metode, trebalo bi da, u srednjem roku, utvrdite koja proporcija je najoptimalnija za planiranje vašeg radnog dana.

E – Odlučivanje koji su planirani zadaci ili poslovi prioritetni, odnosno oni koji se moraju obaviti prvi a ne mogu se delegirati drugima.

Kada saberete vremena koja ste navedeli u spisku zadataka, u većini slučajeva otkrićete da ne možete da završite sve zadatke u vremenu koje imate na raspolaganju. Najteži korak u zakazivanju je pronalaženje zadataka koji su važni i koje morate prvo da uradite. Za to su dostupne metode poput Eisenhoverove matrice ili ABC analize. Morate naći način da odložite ili delegirate bilo koji zadatak koji ne možete da izvršite.
Takođe,  trebalo bi da imate u vidu i svoju krivu performansi i da vaš rasporeda rada bude, u što većoj meri, usklađen sa njom. Na primer, odredite termin za posao, za koji vam je potreban mir i koncentracija,  za početak radnog dana kada ste najproduktivniji za takvu vrstu rada.

N – Kontrola izvršavanja planiranih zadataka ili poslova

Na kraju radnog dana dobro je da ponovo da prođete kroz listu zadataka i proverite šta je urađeno od zadataka na kojima ste vi neposredno radili i zadataka koje ste delegirali. Nezavršene zadatke odložite za sledeći radni dan, ili neki drugi, pod uslovom da rokovi to dozvoljavaju. Da biste to uspešno uradili,  prepišite ove zadatke na novu listu zadataka. Ovo je već početak planiranja zadataka za naredni dan.
Takođe proverite koliko je bilo realno vaše planiranje. Znanje stečeno na ovaj način pomoći će vam da realnije planirate u budućnosti. Kada pogledate unazad, takođe možete da saznate koje zadatke ne trebate da stavljate u plan – recimo one koji su premali i one koje možete da odradite “sa strane” ili “usputno”. Oni su tada već uključeni u rezervu vremena.

Zaključak

Pomoću sistematskog dnevnog planiranja po ALPEN metodi, imate brz i jasan pregled svog svakodnevnog posla. Ako redovno koristite metodu, ustanovićete da vaše planiranje postaje preciznije. Budući da tačno znate šta treba da radite i kada, lakše ćete moći da odlučite da li možete da prihvatite dodatne zadatke, ili, da ih odbacite. Imaćete bolju kontrolu postavljenih ciljeva, a na kraju dana dodatno će vas motivisati i vizualizacija onoga što ste postigli – često je to mnogo više nego što ste ranije mislili! Svakodnevno planiranje ima još jednu prednost. Oslobađa vaš mozak i ne razmišljate stalno šta bi još trebalo da učinite, a imate sigurnost da ništa važno ne prolazi pored vas, da ništa važno ne propuštate.

Međutim, ALPEN metoda nije čarolija. Postaje teža za primenu ako vaše vreme zavisi od drugih kolega, a posebno, ako radite u timu gde ne postoje standardi timskog upravljanja vremenom. Recimo, nije efikasna za dugoročnije planiranje. Kako je period duži, njena efikasnost se smanjuje.
Ako imate previše zadataka i ne možeteda  ih delegirate ili odložite, obratite se menadžeru. Sa dokumentovanim planiranjem rada metodom ALPEN, imate dobru osnovu i dobro utemeljene argumente za razgovor.
Kao i kod bilo koje druge metode upravljanja vremenom, isto se odnosi i na ALPEN metodu: isprobajte je. Najvažnija stvar kod svih metoda je njihovo stvarno korišćenje i individualna optimizacija – prilagođavanje sopstvenim potrebama. Dajte sebi dovoljno vremena da je testirate i prilagodite. Dobra je ideja da uvrstite ALPEN metodu u svoj svakodnevni rad i planiranje dana.

Vaš,

Dragan Savić