Princip zalivanja: Osuđen na neuspeh u upravljanju vremenom
Zdravo ,
da li uspevate da iskoristite svoje vreme na najbolji način?
Ili, odmah pomislite na barem dva kradljivca vremena u svakodnevnom životu, koji vam uzimaju puno dragocenog vremena, a uopšte vas ne približavaju vašim ciljevima? Upravljanje vremenom u cilju povećanja lične produktivnosti relevantnije je nego ikad. Suočavanje sa resursom vremena postaje jedan od najvažnijih faktora uspeha, kako u privatnom životu, tako i na poslu. Tekst koji je pred vama, posvećen je obukama za upravljanje vremenom, pitanju kako vaš jedinstveni profil ličnosti utiče na vaše upravljanje vremenom i sadrži savete koji, u zavisnosti od profila vaše ličnosti, treba da vam pomognu da bolje iskoristite svoje vreme.
Zabavite se uz čitanje i srdačan pozdrav,
Anjana Ahnfeldt
Produktmanagerin und Mastertrainerin der persolog GmbH
Princip zalivanja: Osuđen na neuspeh u upravljanju vremenom
Pitali smo se šta razlikuje zaista efikasne i održive obuke za upravljanje vremenom od manje relevantnih i nedelotvornih obuka. Neverovatno, odgovor je jednostavan. Pročitajte sami:
Pregled pejsaža treninga o upravljanju vremenom
Otkako su stručnjaci za produktivnost poput Stivena Kavija, Pitera Drakera i Alana Lakejna naglasili da upravljanje vremenom pomaže da postanemo efikasniji i efektivniji, tržište za obuke upravljanja vremenom je u procvatu. Uopšte, svi treninzi izgledaju slično: učesnici se „tuširaju“ raznim metodama upravljanja vremenom. Nakon kratkog uvoda obrađuje se tema postavljanja ciljeva.
Da bi postavili konkretne i realne ciljeve, učesnici moraju da razumeju metode SMART, MMM, ili, stepeništa koje vodi do cilja. ABC metoda, Ajzenhauerova matrica ili metoda od 25.000$ objašnjena je radi postavljanja adekvatnih prioriteta – ponekad, sve one su uključene u program obuke. Treneri vole da koriste ALPEN metodu za planiranje. Naravno, kriva performansi, kriva zastoja i kriva koncentracije ne bi smele da nedostaju. Nakon toga sledi model vremenskog bilansa, princip Pareto i još mnogo toga. Međutim, budite oprezni: prvo prave stvari!
Pitanje koje se, sa pravom, može postaviti glasi: Ako jedna metoda juri drugu, kako učesnici treba da budu uključeni i prijemčivi do desete, a kamoli da sami otkriju kako mogu da uspešno koriste predstavljene metode u svom životu? Jer, trening im ne nudi toliko vremena.
Zašto postoji toliko mnogo metoda?
Ukupno, postoji nešto više od 50 metoda upravljanja vremenom. Sjajan repertoar koji se prenosi i proširuje od trenera do trenera. Ali, zašto nije dovoljno nekoliko metoda? Pitajte trenere koji je najbolji metod za upravljanje vremenom i čućete različite odgovore. Zašto postoji toliko puno alternativa? Da li je to zato što postoji toliko mnogo tema koje je potrebno pokriti? Teško verovatno. Jer sa ALPEN metodom bismo već mogli da pokrijemo veliki deo. Da li su autori želeli da se pridruže eliti stručnjaka za upravljanje vremenom svojim novim metodama? Sasvim je moguće! Mnogo je verovatnije, međutim, da izumitelji novih metoda nisu mogli da pokriju svoje pojedinačne potrebe za dobrim upravljanjem vremenom sa prethodnim fondom metoda. Drugim rečima: Postoji toliko mnogo metoda jer je upravljanje vremenom izrazito individualno, a različite metode izražavaju tu individualnost njihovih pronalazača. Na primer, neki treneri se više fokusiraju na planiranje i zato više vrednuju Ajzenhauerovu metodu za postavljanje prioriteta, dok se drugi fokusiraju na implementaciju (tj. sam efikasan i efektivan rad) i verovatnije će im se svideti metoda od 25 000$.
Isti saveti pomažu svima – ili, možda, ne?
Kao što treneri imaju svoje individualne preferencije, tako i učesnici unose svoju individualnost u trening. Jedan od načina da se to uskladi na zdrav način jeste da se uzme u obzir ličnost učesnika. Persolog® model ličnosti razmatra površinske osobine ličnosti ljudi, tj. njihovo ponašanje. Upravljanje vremenom je ponašanje. To znači da ličnost takođe ima uticaja na upravljanje vremenom. Kako tačno to može da izgleda? Hajde da pogledamo:
Dominantni: Postoje ljudi koji, više od drugih, imaju izraženu težnju ka uspehu. Potencijalno, ovi ljudi planiraju manje pismeno, uključujući i postavljanje njihovih prioriteta. Umesto toga, prioritizaciju najčešće vrše intuitivno i u glavi. Imaju jasno na umu svoje ciljeve. Stoga ubrzavaju izvršenje zadatke za koje misle da ih brže vode ka njihovim ciljevima. Po pravilu, ostavljaju male zadatke da stoje sa strane, jer smatraju da su od male koristi. Doslovno ih privlače važne i hitne stvari.
Savet za dominante:pazite na manje hitne zadatke kako ne biste dugoročno sagoreli. U svom planeru, pronađite mesto za aktivni odmor i vreme za opuštanje!
Inicijativni: Ovaj profil ljudi pokreće želja za priznanjem. Vole život i posao kada mogu da budu u pokretu i da rade stvari zajedno sa drugima. Pokreću ih novi, raznoliki i živopisni zadaci. To takođe ima uticaja na njihov način izvršenja zadataka. Jer, u zavisnosti od njihove motivacije, znaju da prioritete menjaju sasvim spontano. Istina je da za ove ljude koji, najčešće, žive pod motom „Važnije je ono što je više zabavno“, svako planiranje postaje izazov.
Savet za inicijativne: Određujte prioritete više prema kriterijumu važnosti, manje prema faktoru zabave. Povećajte svoju motivaciju za izvršenje neprijatnih zadataka uključivanjem drugih ljudi koji vam mogu pomoći.
Stabilni: Više od drugih, ljudi ovog profila teže koheziji i saradnji. Smatraju svojim zadatkom da podrže druge i da zajedno napreduju ka ostvarenju timskih ciljeva. Pošto ređe slede sopstvene ciljeve, posebno im je teško da im daju prednost pri postavljanju prioriteta. Umesto da naglašavaju važnost (= cilj), oni se, češće nego drugi, fokusiraju na glasne, hitne zadatke. Zbog toga, manje važnim, takozvanim „C zadacima“, mogu da posvete previše pažnje.
Savet za stabilne: Razmenite mišljenje o zadacima sa kolegama, kako biste odredili rokove i mogli da realnije procenite važnost. Ovo će vam pomoći da postavite prioritete i redosled kojim ćete raditi na zadacima.
Korektni: Četvrta grupa ljudi fokusirana je na savršenstvo. Važno im je da na rezultate rada dodaju „višnju na šlag torte“. Oni uspevaju relativno dobro da postave prioritete. Nemaju toliko problem sa strukturom planiranja, koliko imaju sa prenosom isplaniranog u delo. Jer, čak i ako je korist nekog zadatka manje očigledna, oni se trude da ga urade 100% kako bi ispunili očekivanja od kvaliteta.
Savet za korektne: Ne posvećujte uvek pažnju baš svakom detalju. Ograničite svoj perfekcionizam na važne zadatke. Zatim, povećajte brzinu izvršavanja manje važnih zadataka. Nekada je dobro bolje nego savršeno.
Važnije od metode: Ličnost!
Većina kurseva obuke za upravljanje vremenom koristi princip zalivanja: Na jednodnevnom ili dvodnevnom seminaru, sve metode upravljanja vremenom i saveti za upravljanje vremenom se podjednako izlivaju na već preopterećene učesnike. Kako biljka treba da se neguje da bi razvila svoje korenje i izrasla u visinu? Nekim biljkama je potrebno više sunčeve svetlosti, drugima više hladovine. Nekim biljkama je potrebno više đubriva, vode i pažnje nego drugima. Isto tako, različitim profilima ličnosti potrebne su različite metode i saveti za upravljanje vremenom.
Naravno, metode upravljanja vremenom kao što je SMART, najčešće i treba da budu deo obuke za upravljanje vremenom. Međutim, mnogo važnije od samih metoda je pokretanje i pomoć pri oblikovanju misaonog procesa kod učesnika. Treneri koji uspevaju da prenesu sopstvenu individualnost u upravljanju vremenom svojim učesnicima treba da pruže metode i savete koji zaista pomažu pojedincu da pomeri granice. Umesto na količini, trebalo bi da se radi na kvalitetu. Umesto da predstavljaju sve metode, pravilne metode treba posebno pripremati i preispitivati za svakog pojedinca. Radi se o tome da razumemo i naučimo da cenimo različitost i započnemo tamo gde to zaista utiče na pojedinca. Tek tada transfer može uspeti. Sa takvim pristupom treninzi za upravljanje vremenom mogu biti zaista održivi.
Anjana Ahnfeldt
Produktmanagerin und Mastertrainerin der persolog GmbH
O Autoru
Anjana Ahnfeldt je Master trener i rukovodilac za razvoj proizvoda – Persolog® modela za upravljanje vremenom (Persolog® Zeitmanagement-Modells). Pored rada u Persologu, doktorirala je poslovnu administraciju na Christian-Albrechts-Universitat u Kielu. Njen istraživački fokus je na efikasnosti obuke upravljanja vremenom uopšte i posebno individualizovanog upravljanja vremenom. Tako se u potpunosti posvetila svojoj odabranoj životnoj temi: vremenu.
„Efektivna i efikasna upotreba vremena utiču na svaki segment našeg života, bilo direktno ili indirektno, na dnevnoj bazi. Ovde treba početi – da bismo smanjili stres, povećali performanse i poboljšali blagostanje. “
Njena važna opredeljenja su celoživotno učenje, kontinuirani razvoj i naučni rad. I poslovno i privatno, posebno je nadahnuta citatom Nelsona Mendele:
„Nikada ne gubim. Ili pobedim, ili učim“.
